Bevor ein Gefahrstoffmanagementsystem eingeführt werden kann, muss sich der Betrieb einen Überblick darüber verschaffen, welche Gefahrstoffe im Betrieb auftreten und eingesetzt werden. Zu dieser Gefährdungsbeurteilung sind Unternehmen nach § 6 Gefahrstoffverordnung verpflichtet. Alle ermittelten gefährlichen Stoffe werden im Gefahrstoffverzeichnis zusammengefasst. Dazu gehören Chemikalien, gefährliche Produkte (Zubereitungen) und Gase. Zu berücksichtigen sind auch Gefahrstoffe in Geräten (Erzeugnisse), wenn bei der Tätigkeit Kontakt mit den Gefahrstoffen möglich ist. Lager und Lagerräume sollten separat erfasst werden, da hier besondere Regelungen gelten. Stoffe und Produkte, die der Entsorgung zugeführt werden sollen, brauchen nicht erfasst werden.

Viele Betriebe besitzen bereits ein Gefahrstoffverzeichnis. Aber wie aktuell ist diese Liste? Wird sie überhaupt gepflegt? Gefordert wird eine regelmäßige Überprüfung. Eine Bestandsaufnahme ist nicht in jedem Fall zwingend nötig, oft jedoch sinnvoll. Denn häufig tauchen in der Praxis doch Produkte auf, die sich nicht in der Gefahrstoffliste befinden. Zum anderen kann eine Bestandsaufnahme zum Aufräumen genutzt werden. Da jeder Gefahrstoff bei der Erfassung in die Hand genommen wird, ist das ein guter Zeitpunkt für die Entscheidung, ob er noch benötigt wird. Der Bestand wird sich minimieren, was gut für den Betrieb ist. Ein weiterer Vorteil der Gefahrstofferfassung ist, dass Sie nun genau wissen, welche Produkte sich im Betrieb befinden und in welchen Bereichen sie eingesetzt und gelagert werden. Folgende Punkte müssen erfasst werden: Handelsname, Hersteller/Lieferant, Arbeitsbereich/Einsatzbereich, Gebindegröße, Gebindeart, Aggregatzustand, aktuelle Menge.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Gefahrstoff zu erfassen.

• Die Verantwortlichen erfassen die Bestände in ihrem Bereich.
• Mitarbeiter werden zur Erfassung durch den Betrieb geschickt.
• Eine externe Fachfirma wird beauftragt.

Eine externe Fachfirma hat den Vorteil, dass die ”Kontrolleure” nicht betriebsblind sind. Egal wie Sie die Erfassung organisieren: Kontakt und Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern ist unerlässlich. Es muss klar gemacht werden, welchen Zweck und welche Vorteile die Erfassung der Gefahrstoffe bietet. So kann die Grundlage für eine Akzeptanz des Gefahrstoffmanagements geschaffen werden. Die Mitarbeiter öffnen so auch schneller die Schränke mit ihren geheimen Wundermitteln.

Die erfassten Eckdaten werden für das gesetzlich geforderte Gefahrstoffverzeichnis und natürlich für die Anforderung der aktuellen Sicherheitsdatenblätter benötigt.

Jetzt wissen Sie genau, wer in welcher Abteilung mit welchem Gefahrstoff tätig ist und welche Menge verwendet wird.

Basis für die Gefährdungsermittlung und -beurteilung, Handhabung, Auswahl persönlicher Schutzausrüstung und die Betriebsanweisungen sind die Angaben, die Ihnen Ihre Lieferanten in den Sicherheitsdatenblättern zur Verfügung stellen.

Sicher gibt es mehrere alte Ordner, randvoll mit Datenblättern. Werfen Sie einen Blick hinein: Ist der Inhalt älter als zwei Jahre? Dann verschwenden Sie keine Zeit und führen Sie den Ordnerinhalt dem Archiv zu. Kontaktieren Sie Ihre Gefahrstofflieferanten und fordern die aktuellen Sicherheitsdatenblätter an.

Sicherheitsdatenblätter dienen dazu, sicherheitsbezogene Informationen von Gefahrstoffen zu erfassen und weiterzugeben. Lieferanten sind verpflichtet, Sicherheitsdatenblätter für ihre Produkte zur Verfügung zu stellen. Das gilt bereits mit der ersten Lieferung und später bei allen wesentlichen Änderungen. Einige Lieferanten sind sich ihrer Pflicht jedoch nicht bewusst. Die Sicherheitsdatenblätter kommen spärlich oder gar nicht.

Beziehen Sie die Einkaufsabteilung in die Anforderung der Sicherheitsdatenblätter ein, dann kann das wahre Wunder bewirken. Bleibt dieser Weg erfolglos, können die Datenblätter auch direkt beim Hersteller angefordert werden. Denken Sie daran: Jeweils nach zwei Jahren sollten die Sicherheitsdatenblätter erneut angefordert werden, da sich in den im Sicherheitsdatenblatt abgebildeten Rechtsbereichen häufig Änderungen ergeben. Der einfachste und schnellste Austausch von Sicherheitsdatenblättern erfolgt elektronisch. Dafür hat sich das EDASx- Format durchgesetzt www.edas.eu.

Die Qualität der Sicherheitsdatenblätter ist leider in den meisten Fällen nicht besonders gut. Das macht eine Prüfung auf Plausibilität und Rechtskonformität notwendig. Hierbei werden die Inhalte und Zusammenhänge im Sicherheitsdatenblatt betrachtet:

• Erfüllt das Sicherheitsdatenblatt die Anforderungen der geltenden Gesetze und Verordnungen?
• Welche Angaben finde ich über die Inhaltsstoffe (Kapitel 3 im SDB)?
• Welche physikalischen (Kapitel 9 im SDB), toxikologischen (Kapitel 11 im SDB) und umweltrelevanten
       (Kapitel 12 im SDB) Eigenschaften hat der Stoff oder das Produkt?
• Passt die Einstufung und Kennzeichnung des Stoffes oder des Produktes
       (Kapitel 2 bzw. 15 im SDB) mit den gemachten Angaben zusammen?

Das Sicherheitsdatenblatt muss in sich logisch, plausibel und die Angaben zur Einstufung und Kennzeichnung, Schutzausrüstung, Ersten Hilfe, Brandschutz, Lagerung, Entsorgung und Transport nachvollziehbar sein. Nur so kann ein Sicherheitsdatenblatt zum Schutz der Beschäftigten im Betrieb einen wertvollen Beitrag leisten. Die Plausibilitätsprüfung setzt Fachkunde und viel Erfahrung voraus.


Anschließend muss der Stoff oder das Produkt für den Umgang im Betrieb freigegeben werden. Ist das Sicherheitsdatenblatt plausibel, kann die stoffliche Freigabe erfolgen. Zur tätigkeitsbezogenen Freigabe muss eine Gefährdungsbeurteilung mit Hilfe des Sicherheitsdatenblattes im Arbeitsbereich durchgeführt werden. Hinweise zur Handhabung sind vom Hersteller im Sicherheitsdatenblatt in Kapitel 7 angegeben. Die aus den produktspezifischen Eigenschaften und der Einstufung und Kennzeichnung abzuleitenden Schutzmaßnahmen sind gemäß der Gefahrstoffverordnung (§8 bis §12) zu treffen. Werden die kommuniziert und eingehalten, kann der Stoff oder das Produkt tätigkeitsbezogen freigeben werden.

Hier können wir helfen. Wir fordern standardmäßig über 10.000 Sicherheitsdatenblätter im Jahr an. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen im Umgang mit Lieferanten und Herstellern.

Die Entscheidung, die hier getroffen werden muss, sollten Sie nicht allein treffen. Konsultieren Sie die IT-Abteilung und weitere Fachabteilungen. Mindestens diese drei Fragen müssen Sie gemeinsam beantworten:
Welches System soll für die Erfassung der Daten eingesetzt werden?
Wer benötigt welche Informationen aus dem System?
Wie werden die Sicherheitsdatenblätter den Beschäftigten zugänglich gemacht?

Doch das ist erst der Anfang: Im laufenden Betrieb werden sich neue Anforderungen an das System ergeben. Wäre es nicht schön, auch den Gefahrstoffeinsatz der Fremdfirmen über das System abzubilden? Gesagt, getan. Auch theoretisch geplante Abläufe müssen im Praxisbetrieb häufig nachjustiert werden.

Dann ist da noch der Gesetzgeber. Er sorgt immer wieder für Änderungen und Erweiterungen des Systems, denn er wird nie müde, neue Gesetze und Verordnungen auf den Weg zu bringen und sie bald danach wieder zu ändern. Beachten sie zudem: Auch die Technik entwickelt sich weiter. Gestern war Windows 95 noch gut, heute muss alles unter Windows 7 laufen. Sie ersparen dem Unternehmen die Installation von Programmen auf vielleicht hunderten Einzel-Computern, wenn die Anwendung im Internet oder im firmeneigenen Intranet läuft.

Brauche ich also eine Datenbank oder genügt mein oft bewährtes Tabellenkalkulationsprogramm? Die Antwort ergibt sich in erster Linie aus den Fragen, die Sie an Ihr Gefahrstoffmanagement stellen wollen.

Für das ”Gefahrstoffverzeichnis nach Vorschrift” finden Sie mit einer Tabellenkalkulation sicher eine einfache, kostengünstige Lösung. Bei mehr als 20-30 Gefahrstoffen in Ihrem Betrieb lohnt es sich, über eine datenbankgestützte Anwendung nachzudenken. Gerade vor dem Hintergrund von REACH kann es von Vorteil sein, vorab zu wissen, welche Produkte z.B. Inhaltsstoffe enthalten, für die Einschränkungen oder gar Verbote in der Pipeline sind. Dieses Beispiel zeigt schon die erste wichtige Anforderung an Ihre neue Datenbank: Sie sollten auf Ebene der Inhaltstoffe auswerten und abfragen können.

Beginnen Sie also mit der detaillierteren Erfassung Ihrer Gefahrstoffe, stellt sich gleich die Frage: Wie weit gehe ich damit, welcher Aufwand ist gerechtfertigt? Überlegen Sie auch hier wieder, welche Informationen Sie aus dem System wieder herausbekommen wollen - nämlich um diese sinnvoll in Ihrem Betrieb zu verwenden.

Versenden Sie zwischen Ihren Standorten? Wenn ja: Gefahrgutdaten immer mit erfassen! Erstellen Sie Ihre Betriebsanweisungen selbst? In diesem Falle sollten alle Inhalte des Sicherheitsdatenblattes erfasst werden, die sich am Ende in der Betriebsanweisung wiederfinden. Idealerweise unterstützt Ihre Gefahrstoffdatenbank Sie dann direkt beim Erstellen der Betriebsanweisung.

Der Entschluss, zu Ihren Gefahrstoffen mehr als nur Handelsnamen und Gefahrenbezeichnung zu erfassen, wird sich auszahlen, macht aber zunächst Arbeit. Um diesen Aufwand möglichst gering zu halten, achten Sie bei der Systemauswahl unbedingt auf geeignete Importschnittstellen: Für den strukturierten Austausch von Sicherheitsdatenblättern hat sich bereits der EDAS–Standard etabliert.

Systeme, die diesen Standard beherrschen, bieten in der Regel auch weitere Hilfe bei der Eingabe. So sollte Ihr System mit einem aktuellen Phrasenkatalog (z.B. www.euphrac.eu) und den wichtigsten amtlichen Listen zur Einstufung von Stoffen ausgestattet sein.

Das Sahnehäubchen wäre dann noch ein Softwaretool zum Überprüfen der Einstufung und Kennzeichnung, die Ihr Lieferant vorschlägt. Aber dann schießen Sie schon nicht mehr auf Spatzen, sondern haben die Taube vom Dach schon in der Hand.

Haben Sie das System gefunden, das zu Ihrem Betrieb passt und alle IT-bedingten Sandbänke erfolgreich umschifft, müssen jetzt noch die Informationen aus den Datenblättern den Weg in die Datenbank finden. Zuverlässige und leidensfähige Mitarbeiter sind hier gefragt. Sind dann alle Informationen komplett und ist die Datenbank gefüllt, kann Ihr Gefahrstoffmanagementsystem zu Wasser gelassen werden.

Bitte verschicken Sie nicht die übliche Rundmail an alle: "Wir haben unter www.IntranetXY ein neues System, schaut doch mal vorbei." Die Resonanz darauf ist erfahrungsgemäß gering. Sinnvoller ist es, sich einen Vorzeigebereich eine Vorzeigeabteilung auszuwählen. Nehmen Sie die Abteilung, die die größten Probleme hat, die nettesten Mitarbeiter oder die repräsentativ ist. Fangen Sie mit diesem Bereich dieser Abteilung an. Schulen Sie die Mitarbeiter nicht mit endlosen Vorführungen der Anwendung, sondern motivieren Sie die Mitarbeiter. Es gibt übrigens wenig Motivierenderes, als den Schutz der eigenen Gesundheit! Vergessen Sie den fachlichen Input nicht und stehen Sie für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Anregungen, die schnell umgesetzt werden, motivieren ungemein. Bei der Einführung in anderen Bereichen, haben Sie dann immer ein schlagendes Argument: "In unserem (Vorzeige-)Bereich funktioniert das System. Und wenn es da läuft und die Mitarbeiter dort zurechtkommen, dann werden wir das auch hinbekommen."

Damit das Gefahrstoffmanagement in der Unternehmenspraxis funktioniert und vor allem genutzt wird, kommt es entscheidend auf die Qualität der Inhalte an. Sorgen Sie unbedingt für aktuelle und vollständige Daten! Ein System, das die Informationen nicht enthält, die gerade benötigt werden, in dem Daten zwar gefunden werden, aber unvollständig, nicht plausibel oder nicht aktuell sind, wird nie akzeptiert werden. Nur Systeme, die umfassend und aktuell sind, haben eine Chance, von den Nutzern akzeptiert zu werden.

Endlich haben die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt einen Überblick über alle eingesetzten Gefahrstoffe. Idealerweise stellt das System für diese Anwender Tabellen bereit, damit sie individuelle Fragestellungen bearbeiten und beantworten können. Außerdem lassen sich so prima Ziele formulieren. Zum Beispiel: Der Betrieb setzt keine giftigen Gefahrstoffe ein, keine krebserregenden oder keine, die das Kind im Mutterleib schädigen können. Im nächsten Schritt sollen nur noch Reiniger ohne Gefahrstoffe eingesetzt werden.

Wichtig ist das Wissen über die Gefahrstoffe, aber auch im Zusammenhang mit REACH. Sie dürfen im Betrieb Gefahrstoffe nur für solche Verwendungen einsetzen, die Ihre Lieferanten registriert haben.

Der gesetzliche Rahmen ist sehr groß, Untiefen werden nicht sofort erkannt. Durch unsere kontinuierliche Betreuung bleiben Sie immer auf neuestem Stand. Wir informieren Sie über relevante Änderungen.

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